Sascha Tölke, Geschäftsführer BSB Bentlage, Bielefeld, über die Herausforderungen unserer Zeit und für was sie gut sein können.
Unser berufliches Leben hat sich in den letzten 12 Monaten deutlich verändert. Und ich meine in diesem Zusammenhang nicht das leidige, fast allgegenwärtige Thema COVID-19, sondern ich spreche von der Digitalisierung unseres beruflichen Alltags.
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Als ich im April letzten Jahres zum Geschäftsführer der Verkaufsgesellschaft der Bentlage-Gruppe in Bielefeld berufen wurde, wusste ich, es stehen mir viele spannende und vor allem fordernde Aufgaben bevor. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es bis heute, die Digitalisierung des Verkaufs in unserem Unternehmen in Lichtgeschwindigkeit voranzutreiben. Seit mehr als 12 Jahren bin ich verschiedenen Positionen in der Bentlage-Gruppe tätig und kann mit ruhigem Gewissen sagen: Noch vor wenigen Monaten war es uns technisch gar nicht möglich, die Anfragen und Aufträge unserer Kunden von einem anderen Ort als dem Büro im Unternehmen zu bearbeiten. Es mussten offene Fragen mit den Kunden abgestimmt werden, mit den Kollegen die Kalkulationen besprochen werden, die Aufträge mit der Arbeitsvorbereitung eingeplant werden, bis am Ende dann das fertige Produkt an den Kunden geliefert werden konnte. Bei den meisten dieser Schritte hat uns Papier begleitet. Natürlich haben wir uns in der Vergangenheit immer mal wieder mit dem Thema „papierloses Büro“ beschäftigt, dieses aber mit gutem Gewissen auf einen späteren, besseren Zeitpunkt verschoben.
Nun war das auslösende Ereignis gekommen, das uns bewusst machte: Der richtige Zeitpunkt ist genau jetzt. Einige unserer Verkaufssachbearbeiter arbeiten nun von zuhause aus. Was im Außendienst aufgrund der räumlichen Distanz selbstverständlich war, wird nun auch für den Innendienst mehr und mehr zur Normalität.
“Die ganze Technik mit all Ihren Möglichkeiten ist schön und gut und wir sind stolz, die Veränderungen in sehr kurzer Zeit gemeistert zu haben.” Sascha Tölke
Die technischen Möglichkeiten zu schaffen ist das eine. Die Firewall und das Netzwerk auf deutlich mehr Zugriffe von außen zu optimieren, die Kommunikation wie z.B Videotelefonie zu ermöglichen und die dafür benötigte Hardware zu beschaffen. Die andere Herausforderung ist es, die richtigen Strukturen zu schaffen, in denen CRM und ERP Systeme optimal funktionieren. Wer wochenlang im Homeoffice arbeitet, kann die gewohnte Vorgehensweise der Auftragsbearbeitung und die anfallende Ablage einfach nicht leisten. Deswegen haben wir die Auftragssachbearbeitung komplett digitalisiert. Wir arbeiten nun im Vertrieb bei Bentlage ab 2021 komplett papierlos und können von jedem Ort der Welt aus für unsere Kunden da sein. Und wissen Sie was? Das funktioniert sehr gut!
Die ganze Technik mit all Ihren Möglichkeiten ist schön und gut und wir sind stolz, die Veränderungen in sehr kurzer Zeit gemeistert zu haben. Die Menschen, die mit ihrem Einsatz das Rad am Laufen halten, darf man aber dabei nicht vergessen! Jeder dieser Menschen hat über die normale Arbeit hinaus auch seine persönlichen Herausforderungen zu meistern. Kinderbetreuung, Homeschooling und die Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger sind nur ein kleiner Teil der täglichen Probleme, denen sich unsere Mitarbeiter, besonders in den letzten Monaten, stellen mussten. Durch die Digitalisierung und das Arbeiten von zuhause aus können Aufgaben deutlich flexibler eingeteilt und zusätzliche Freiräume geschaffen werden. Die „Work Life Balance“ des Einzelnen wird verbessert. Wenn Unternehmen durch die Weiterentwicklung von technischen und digitalen Möglichkeiten dazu beitragen können, Beruf und Privatleben der Mitarbeiter noch besser unter einen Hut zu bekommen, dann ist das eine sehr gute Sache. So sehe ich das.
