In einem digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagement sind sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert (Quelle: istock)
Produktbeschreibungen, Preistabellen, Lieferzeitpläne, produktspezifische Klauseln – das sind nur einige Beispiele für wichtige Bestandteile von Kundenverträgen. Inhalte, mit denen Mitarbeiter:innen in Vertriebsabteilungen in der Druck-Industrie täglich arbeiten. Das händische Aufsetzen und Warten solcher Vertragsdokumente stellt eine administrative Herausforderung dar – vor allem aufgrund des hohen Zeitaufwands. Abhilfe schafft eine digitale Vertragsverwaltung.
Duplikate sind obsolet
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In einem digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagement sind sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert. „Dadurch können alle berechtigten Personen jederzeit auf Dokumente zugreifen – egal, von wo aus sie arbeiten“, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, Anbieter von Vertragsmanagement-Software. „Das ist besonders für Vertriebsteams entscheidend, die viel unterwegs sind. Zudem spart es wertvolle Zeit: Mit wenig Aufwand lassen sich Vereinbarungen und Anhänge generieren, die bereits die richtigen, aktuellsten Produktbeschreibungen und tabellarischen Aufstellungen enthalten.“ Eine smarte Vertragsmanagement-Software ermöglicht dank Versionierung zudem das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und macht damit Duplikate sowie langwierige Suchen nach dem Letztstand eines Dokuments obsolet.
Bei der Vertragserstellung greifen die Vertriebsmitarbeiter:innen auf bereits von der Rechtsabteilung hinterlegte und geprüfte Vorlagen, Textbausteine und Klauseln zurück. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken (wie Vertragsstrafen, Umsatzentgang, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen), sondern sichert auch die Qualität der Verträge sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.
Nach Erzeugung des Kundenvertrags durch den Vertrieb gelangt dieser automatisiert mittels digitaler Workflows zur Freigabe an die verantwortlichen Ansprechpartner. Im Anschluss startet der Zeichnungsprozess mittels elektronischer Unterschrift, in den der Kunde direkt eingebunden ist. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements“, so Schmeisser. Die Anforderungen sind allerdings hoch: Die Signaturen müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Fabasoft Contracts bietet dafür sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch die vollständige Integration einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU an.
Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH (Quelle: Fabasoft) (Bild: copyright by nik fleischmann)
Einfaches Generieren monatlicher Berichte
Eine smarte Software für Vertragsmanagement unterstützt den Vertrieb auch beim laufenden Monitoring und Reporting. Nach einmaligem Einstellen der Parameter wie Produktart, Vertragssummen, Laufzeit oder anderer relevanter Metadaten, generiert das Tool auf Knopfdruck die gewünschten Berichte. „Damit müssen Vertriebsteams ihre Reportings nicht länger händisch warten und sparen sehr viel Zeit“, betont Schmeisser.
Schnelle Information
Neben den regelmäßigen Berichten ermöglicht eine digitale Vertragsverwaltung auch die Beantwortung von spontanen internen Anfragen. Möchte eine Führungskraft beispielsweise wissen, wie viele Kunden in einem bestimmten Zeitraum Produkte einer Kategorie gekauft haben, gelangen die Mitarbeiter:innen in wenigen Sekunden an die gewünschte Information. Auch während eines Kundentermins greifen die Vertreter:innen mobil auf sämtliche Verträge und Auswertungen zu und sind damit stets über den aktuellen Stand der festgelegten Vereinbarungen und Konditionen auf dem Laufenden.
zu Fabasoft Contracts
Die Vertragsmanagement-Software ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der Integration einer fortgeschrittenen sowie qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung stellen die intelligente, semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und das automatisierte Fristenmanagement Kernfunktionen des cloudbasierten Standardprodukts dar. Vertragsmanagement steht in direktem Zusammenhang mit Compliance-Themen. So bietet Fabasoft Contracts für die Umsetzung der EU-Verordnung DORA eine eigene Solution für Finanzunternehmen an. Weitere Informationen unter www.fabasoft.com/contracts
