Messenger-Dienste im Unternehmen – Risiko kalkuliert) – Teil 2

Von Dr. Anke Reich, LL.M.* Bei vielen Menschen sind WhatsApp und andere Messenger-Dienste seit Jahren ein gern und oft genutzter Weg der schnellen und unkomplizierten Kommunikation. Oftmals wird ein Häkchen zum Akzeptieren der Bedingungen schlicht bedenkenlos gesetzt, um schnell die Dienste nutzen zu können. Dies erscheint bei den meist seitenlangen Texten zwar verständlich und bequem. Allerdings werden dabei oft Pflichten übersehen, die mit der Nutzung einhergehen. Dies birgt erhebliche Risiken – nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen – Teil 2.

Verstöße gegen einzuhaltende Regelungen bei der Nutzung von WhatsApp oder eines anderen Messenger-Dienstes können insbesondere zur Folge haben:

• Beweisschwierigkeiten

Diese können zum Beispiel gegeben sein, wenn das Smartphone eines Mitarbeiters verloren geht und die darauf gespeicherten Chatverläufe nicht zusätzlich auf einem Server gesichert worden sind.

• Zivilrechtliche Folgen wie Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche

Bei Datenschutzverstößen kommen insbesondere Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche in Betracht. Wenn beispielsweise WhatsApp ohne die erforderliche Zustimmung aller im Smartphone-Adressbuch gespeicherter Kontaktpersonen benutzt wird und der jeweilige Mitarbeiter damit ohne entsprechende Befugnis die Daten an den WhatsApp-Betreiber weiterleitet, begeht er eine unerlaubte Handlung. Dies berechtigt die Betroffenen zur Abmahnung sowie ggf. zur Unterlassungs- und Schadensersatzklage.

• Ordnungswidrigkeitenrechtliche und ggf. strafrechtliche Konsequenzen

Bei einem Verstoß gegen die Pflicht zu Mindestangaben können die Registergerichte beispielsweise bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung Zwangsgelder bis zu 5.000 Euro gegen den/die Geschäftsführer festsetzen (§ 79 Abs. 1 GmbHG). Das Fehlen solcher Mindestangaben stellt gem. § 35 Abs. 2 GmbHG aber ausnahmsweise keinen Verstoß dar, wenn bereits eine Geschäftsverbindung (z.B. durch vorherigen E-Mail-Verkehr) besteht.

Auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfristen drohen mangels Beweiskraft Nachteile in etwaigen Zivilprozessen. Es drohen aber auch weitere Nachteile (z.B. Steuerschätzung) bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen (insbesondere Verletzung der Buchführungspflichten, Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung und Steuergefährdung).

Bei Verstößen gegen § 28 BDSG ist die Datenerhebung und -verwendung unabhängig davon, ob sie ordnungswidrigkeiten- oder strafbewehrt wird, rechtswidrig. Die Aufsichtsbehörde kann gem. § 38 BDSG einschreiten, der Bundesbeauftragte gem. § 24 BDSG oder die Landesbeauftragten können gem. den Landesgesetzen angerufen werden.

oder/und

• Ansprüche des Diensteanbieters

Nach den oben bereits angesprochenen Nutzungsbedingungen von Whats-App dürfen die WhatsApp-Dienste nur im Einklang mit diesen und den entsprechenden Richtlinien genutzt werden. Insbesondere wird jeder Nutzer darin verpflichtet, WhatsApp nicht auf eine Art und Weise zu nutzen, die Rechte von WhatsApp, deren Nutzern oder anderen (einschließlich Datenschutzrecht) verletzt. In diesem Zusammenhang wird die Möglichkeit des Sperrens des Nutzer-Accounts aufgezeigt.

Um das Risiko von Rechtsverletzungen durch die bisherige und zukünftige Nutzung von WhatsApp und anderen Messenger-Diensten möglichst gering zu halten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

2. Ermittlung des Status Quo
   • Prüfung, welche Messenger-Dienste von welchen Mitarbeitern in der Kommunikation intern und extern (mit Kunden oder Geschäftspartnern) eingesetzt worden sind und werden,
   • Prüfung, ob die Nutzungsbedingungen des jeweiligen Messenger-Dienstes eingehalten werden
   • Prüfung, ob gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden
3. Prüfung, wie entstandene Risiken aus der bisherigen Nutzung von WhatsApp und ggf. anderer Messenger-Dienste möglichst ausgeschlossen werden können
4. Prüfung, wie Risiken bei der zukünftigen Nutzung von WhatsApp und ggf. anderer Messenger-Dienste möglichst ausgeschlossen werden können
5. Überarbeitung einer bestehenden oder Neuerstellung einer entsprechenden Richtlinie über die Überlassung und Nutzung von mobilen Endgeräten hinsichtlich der Nutzung von Messenger-Diensten

und

5. ggf. Mitarbeiterschulungen, um das Bewusstsein für die Gefahren und Risiken bei der Nutzung von Messenger-Diensten zu stärken.

Hinsichtlich der bisherigen Nutzung von WhatsApp und anderer Messenger-Dienste sollte versucht werden, die Nutzung “rückwirkend” so rechtmäßig wie möglich zu machen.

„Unbedingt empfehlenswert ist hier eine Speicherung bisheriger Chat-Verläufe.“

 Dies ist ggf. mit der IT-Abteilung oder dem das Unternehmen betreuenden IT-Unternehmen abzustimmen. Des Weiteren sollte vor allem geklärt werden, inwieweit möglicherweise nicht eingeholte Einwilligungen nachgeholt werden können.

Für die zukünftige Nutzung von Messenger-Diensten sollte im Interesse einer wirtschaftlichen Abwägung zunächst eine Kosten-Nutzen-Analyse erfolgen, in der die Vorteile aus der Nutzung von WhatsApp bzw. einem anderen Messenger-Dienst dem Risiko, das aus dessen Nutzung folgt – gegenübergestellt werden. Denn wenn beispielsweise die Vorteile durch die Nutzung von WhatsApp für ein Unternehmen so gering sind, dass sich dies nicht merklich auf das Unternehmensergebnis auswirkt, stellt sich die Frage, ob nicht ein Verbot der Nutzung von Messenger-Diensten durch Mitarbeiter (zur Vermeidung von Risiken) ratsam ist. Anders könnte die Situation aber z.B. zu beurteilen sein, wenn ein Unternehmen besonders innovativ erscheinen möchte und deshalb seinen Kunden unbedingt auch die Kommunikation mit WhatsApp ermöglichen will. Dies ist eine Unternehmensentscheidung in jedem Einzelfall.

In jedem Fall empfiehlt es sich, Nutzungsregelungen mit konkreten Handlungspflichten für die Mitarbeiter beim Umgang mit Messenger-Diensten zu vereinbaren bzw. diesbezüglich bestehende Unternehmensrichtlinien auf deren Rechtmäßigkeit zu überprüfen. Um bei den Unternehmensmitarbeitern das Bewusstsein für die Gefahren und Risiken beim Umgang mit WhatsApp und anderen Messenger-Diensten zu wecken oder zu stärken und die Umsetzung der Nutzungsregelungen im Alltag zu fördern, bieten sich ggf. zusätzlich Mitarbeiterschulungen an. Dies kann vor allem bei bisher ggf. nicht rechtmäßiger Handhabung im Unternehmen helfen, den Umgang mit Messenger-Diensten in geordnete Bahnen zu lenken.

Fazit

Die rechtmäßige Nutzung von WhatsApp und anderen Messenger-Diensten stellt für Unternehmen keine leichte Aufgabe dar. Sie sollten sich aber in ihrem ureigensten Interesse dieser Herausforderung stellen. Denn dadurch können nicht nur Rechtsverletzungen mit der Gefahr von Abmahnungen und Klagen minimiert oder bestenfalls ausgeschlossen werden. Vielmehr kann dadurch oftmals sogar ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz geschaffen werden, wenn man nach außen über die teils aufwendigen Maßnahmen für die rechtmäßige Nutzung des Messenger-Dienstes entsprechend informiert, weil insbesondere das Bewusstsein und das Bedürfnis für den Schutz personenbezogener Daten bei Kunden und Geschäftspartnern immer größer wird. Letztendlich sollte es sich für jedes Unternehmen lohnen, sich mit dem rechtmäßigen Umgang von Messenger-Diensten zu befassen.

Den ersten Teil dieses Artikels finden sie in der Etiketten-Labels 1/2018, Seiten 52-54 oder unter diesem Link: https://etiketten-labels.com/branchen-news/messenger-dienste-im-unternehmen-risiko-kalkuliert-teil-1/ [4483]

*Dr. Anke Reich, LL.M. ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für gewerblichen Rechtsschutz sowie Mediatorin (CVM) – Schwerpunkt Wirtschaftsmediation – in Essen. Nach ihrer Tätigkeit in Anwaltsbüros im englischsprachigen Raum und mehrjähriger Tätigkeit in einer großen wirtschaftsberatenden Sozietät in Hamburg und Düsseldorf ist sie seit einigen Jahren in ihrer eigenen Fachanwaltskanzlei für gewerblichen Rechtsschutz tätig. Sie hat ihre Tätigkeitsschwerpunkte im Marken- und Lauterkeitsrecht sowie dem Urheberrecht, Internetrecht und Datenschutzrecht. Darüber hinaus ist Frau Dr. Reich als Mediatorin (CVM) – mit dem Schwerpunkt Wirtschaftsmediation – zur außergerichtlichen Beilegung von Konflikten und als Dozentin bei Vortragsveranstaltungen und Vorlesungen tätig. Sie ist ferner Autorin verschiedener Veröffentlichungen auf dem Gebiet des geistigen Eigentums. Weitere Infos finden Sie unter www.dr-reich.com.