Die Labelisten: Digitalisierung von Auftragsannahme bis Zahlungseingang

Wie erkläre ich es nur einem Programmierer? Oder: Welches System ist das richtige für meine Druckerei? Auf die Fragen, die sich jeder Etikettendrucker stellt, hat Frank Plechschmidt seine Antwort: „Lerne programmieren, zumindest so weit, dass Du einem Programmierer die richtigen Schritte erklären kannst. YouTube und das Internet bieten alles, was es dazu braucht.“ 

Nach langen Jahren Allround-Erfahrung im Akzidenzdruck, Druckvorstufe, Web-Development und Agenturgeschäft entwickelte sich Ende der 2000er Jahre für Frank Plechschmidt ein Kerngeschäft: Verpackungsdesign und Beschaffung von Faltschachteln und Etiketten für seine Kunden in der Nahrungsergänzungsmittelindustrie.

Da die Auflagen der vielen Start-Ups relativ klein waren, war die Suche nach Druckereien nicht immer einfach. Die Werkzeuge und Klischees trieben die Kosten in die Höhe. Es musste eine digitale Lösung her: 2013 startete Plechschmidt mit einem kleinen Allen-Datagraph AXXIS-Druck- und Schneidesystem und der Produktion von Kleinauflagen von Haftetiketten. Aus der anfänglichen Garagenproduktion wuchs in kürzester Zeit eine inzwischen etablierte Digitaldruckerei mit einer HP Indigo 6900 und zwei Epson SurePress. Passend konnte auch das Thema Converting nur mit Schneidplottern und später Laserstanzen realisiert werden. Für größere Auflagen steht die einzige konventionelle Maschine zur Verfügung: eine semirotative Anlage von CMC.

“Der Aufbau der Druckerei wurde durch die Entwicklung selbst geschriebenen Software über die Jahre hinweg begleitet.”

Der Aufbau der Druckerei wurde durch die Entwicklung selbst geschriebenen Software über die Jahre hinweg begleitet. Von der Auftragsannahme bis zur Erfassung von Zahlungen und dem Abgleich der Rechnungen geschieht alles vollautomatisiert. Der Großteil wird über eine, auf PHP und MySQL-Datenbank basierten Weboberfläche abgewickelt. Als Mediengestalter war es für Plechschmidt immer auch wichtig, dass die Optik stimmt und jeder unterschiedliche Bereich nur die wesentlichen Informationen und Einstellmöglichkeiten umfasst.

Auftragsannahme

Der Kunde/Partner hat die Möglichkeit, sein eigenes Produktsortiment in einem Bestellsystem aufzubauen. Die jeweiligen Spezifikationen (Material, Format, Veredelung) der Etiketten können eingestellt werden und die passenden Preise werden automatisch kalkuliert. Zudem wird die Größe und Aufteilung der einzelnen Rollen errechnet und mit der richtigen Wicklung visualisiert.

Die Druckdaten werden durch einen Preflight-Workflow geprüft und eventuelle Fehlermeldungen sind für die Auftragssachbearbeitung ersichtlich. Die Auftragssachbearbeiter leiten die Jobs nach kurzer Sichtprüfung auf die jeweilige Druckmaschine und in diesem Schritt wird eine Auftragsbestätigung per E-Mail an die Kunden versendet.

“Eine Druckvorstufe in diesem Sinne gibt es nicht – diese wird dem Druckmaschinen-Operator überlassen.”

Druckformherstellung

Eine Druckvorstufe in diesem Sinne gibt es nicht – diese wird dem Druckmaschinen-Operator überlassen, der auf einer Übersichts-Seite nur rudimentäre Einstellungen vornimmt und damit ein InDesign-Script startet, welches die Druckdaten, passende Lead-In und Lead-Out-Seiten und die Stanzkontur für die Laserstanze erzeugt. Sollte ein Stanzwerkzeug in der passenden Größe in der Datenbank vorhanden sein, wird dies angezeigt. Außerdem wird ein 2D-Code für die Lackieranlage und die Laserstanze erstellt, der die Verknüpfung zur Stanzdatei, die Laufgeschwindigkeit des Lasers, die Selektion des Lackwerks und die Materialdefinition enthält. Die notwendige Druckanzahl und die Wickelrichtung werden aus den Auftragsdaten übernommen und voreingestellt. Selbst unterschiedliche Formen und Größen können miteinander kombiniert werden. Die Krönung des Ganzen sind Abschlussetiketten, die über den Inhalt der fertigen Rollen informieren.

Übergabe an die Druckmaschine

Mit dem nächsten Mausklick werden die Aufträge an die jeweilige Druckmaschine übertragen. Hier wird auch die Rollen-ID berücksichtigt (die vorher in der Lagerhaltung angelegt wurde), um eine spätere Rückverfolgbarkeit des Auftrags zum Material zu gewährleisten. Gleichzeitig wird geprüft, ob das Material des Auftrags und das der Rolle zusammenpassen. Durch die Vereinheitlichung der Materialien und der gleichbleibenden Rollenbreite von 333 mm, werden bei den Labelisten viele Aufträge auf einer Rolle kombiniert. Die HP Indigo-Technologie hat Plechschmidt beim ersten Demo-Termin begeistert, da die Aufträge Non-Stop hintereinander produziert werden und die Maschine permanent die Laufgeschwindigkeit an die Frame-Größe anpasst.

Laserstanzung mit ALS

Die nächste Wundermaschine ist die Laserstanze von ALS. Andreas Liefke und Frank Plechschmidt haben den Automatisierungsgrad gemeinsam auf die Spitze getrieben. Über den oben erwähnten 2D-Code stellt sich die Maschine für den entsprechenden Auftrag ein. Die Geschwindigkeit, Bahnbreite und Laserstärke wird angepasst und gleichzeitig werden über einen automatischen Hülsenschneider die Kerne im passenden Format geschnitten.

Versand, Rechnungsstellung und Zahlungseingang

Da das Gewicht pro Etikett über die Materialdatenbank bekannt ist, wird auch das Sendungsgewicht automatisch ermittelt. Der „Packer“ muss nur noch den 2D-Code scannen und erhält den Paketschein. Da viele Sendungen an gleiche Lieferadressen verschickt werden, können auch Kombi-Aufträge erzeugt werden. Zudem wird im System abgefragt, ob noch weitere Aufträge absehbar sind und ein Gemeinschaftsversand Sinn macht. Sobald der Paketschein erzeugt wird, wird auch die Rechnung an den Kunden erzeugt und versendet. Die Buchhaltung ist nur noch für Sonderfälle notwendig, da auch Zahlungseingänge auf dem Konto oder per Paypal automatisch mit den offenen Rechnungen abgeglichen werden.

Neben diesen ganzen Prozessen, die sehr wenig Eingriffe benötigen, ist ein weiterer, wenig berücksichtigter Vorteil der Automatisierung die Reduktion von Fehlern. Man kann sagen, dass ein Auftrag nur dann falsch produziert wird, wenn er auch falsch bestellt ist. Die Reklamationsquote ist sehr gering und meistens auf diesen Punkt rückführbar.

Sonderlösung mit Safety-Features

Ein kleines aktuelles Programmier-Highlight für Plechschmidt war eine Safety-Anforderung eines Kunden, der mit Plagiaten seines Shisha-Tabaks zu kämpfen hatte. Dem Kunden wurde ein Web-Formular entwickelt, in welchem er die Bestellmenge und die Geschmacksrichtung des Produkts auswählt. Im Anschluss wird ein entsprechendes PDF mit individuellen QR-Codes und einem „Fakecheck“-Code erzeugt. Diese Codes werden in einer Datenbank beim Endkunden gespeichert und parallel wird der Druckauftrag erzeugt.

Scannt ein Endverbraucher nun den QR-Code mit seinem Smartphone, wird der entsprechende „Fakecheck“-Code auf einer Website dargestellt. Stimmt der Code überein, gut. Falls nicht, erhält der Hersteller eine Information und kann ggf. Maßnahmen ergreifen. Zusätzlich wurden noch die Features der HP Indigo genutzt wie der HP Microtext und die HP Invisible Ink, die nur unter UV-Licht sichtbar ist. [12368]