Kontinuierliche Verbesserung mit Softwareunterstützung

Prozessoptimierung ist ein Schlagwort, das heute in aller Munde ist. Bei der Erkennung von Verbesserungspotenzial in einem Unternehmen können verschiedene Möglichkeiten genutzt werden, unter anderem kann die Einführung einer ERP/MIS-Software dabei helfen. Kassandray May* erläutert die aktuelle Lösungen C3 von Theurer.

Theurer.com C3 ist eine solche Software und bietet die unterschiedlichsten Varianten, Verbesserungspotenzial zu erkennen und Verbesserungen durchzuführen, wie im Folgenden beschrieben. Um das Verbesserungspotenzial innerhalb eines Unternehmens zu entdecken, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Durch Kundenbefragungen kann der aktuelle Zufriedenheitsstatus der Kunden aufgenommen werden. Daraus lassen sich aktuelle Probleme ableiten und bearbeiten, um die Kundenzufriedenheit zu steigern. Auch die Befragung von Mitarbeitern unter vier Augen, oder in einer größeren Besprechung kann Probleme ans Licht bringen, die für eine Verlangsamung des Tagesgeschäfts sorgen und so die Effizienz des Unternehmens behindern.

Interne Erfahrungen kommen Kunden zugute

Weiterhin werden in der Hotline des Unternehmens Feedback und Probleme von Kunden gesammelt und bestenfalls direkt gelöst. Kleinere Probleme werden von den Mitarbeitern direkt bearbeitet, während größere und kompliziertere Anfragen in eine große Besprechungsrunde „mitgenommen“ werden, um dort gelöst zu werden. Diese kurzen Wege sorgen dafür, dass den Kunden schnell und kompetent geholfen werden kann und die Kundenzufriedenheit steigt.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess wird jedoch nicht nur von Kunden angestoßen, sondern auch von den Mitarbeitern, die tagtäglich mit der firmeneigenen Software arbeiten: Bugs, die beim Einrichten der Software entdeckt werden, werden sofort an die Entwicklungsabteilung weitergeleitet, sodass sie behoben werden können, bevor die Software für den Kunden freigegeben wird. Fehlerprotokolle werden erstellt und analysiert, um anschließend die Software zu updaten, um besagte Fehler auszumerzen.

Die Erfahrung, die das Unternehmen intern mit Kaizen gemacht hat, fließt während dem Entwicklungs- und Programmierprozess auch in die Software C3 ein. Nicht nur durch Feedback, sondern auch zuvor, um es den Unternehmen, die C3 einsetzen leicht zu machen, die Software mit dem Kaizen Prinzip zu nutzen. Mit dem Einsatz der ERP-Software können wichtige Kennzahlen erfasst und gesammelt werden, ohne, dass ein Mehraufwand entsteht.

Grundlage für Verbesserungen

Die Kennzahlenerfassung entlang der gesamten Prozesskette hilft dabei, eine Grundlage für die Verbesserungen zu liefern, die in einem Unternehmen möglich sind. Bei der Software theurer.com C3 erfolgt die Kennzahlensammlung automatisch vor, während, und nach der Produktion, sodass direkt im Anschluss ausgewertet werden kann, ob ein Auftrag sich gelohnt hat. Im Zuge dieser Erkenntnisse kann anschließend ein Aktionsplan entworfen werden, der eine Verbesserung des Ist-Zustandes nach sich zieht.

Bereits bei der Kalkulation eines Angebotes, kann man das Potenzial von C3 nutzen: Die simultane Vergleichskalkulation verschiedener Produktionsvarianten und Materialformaten ermöglicht es, einen Auftrag so kostengünstig wie möglich zu produzieren. Der Anwender muss nur noch auswählen, welche Maschinenkombination er verwenden möchte.

Direkte Anzeige der Daten

Während der Produktion werden mit der Implementierung von elektronischen Maschinenzählern laufend Daten zu Farb- und Papierverbrauch, Qualität und Produktionsgeschwindigkeit erfasst und können am Dashboard direkt angezeigt und ausgewertet werden. Durch diese Daten bekommen die Produzenten ein transparentes Bild der Produktion und können Entscheidungen treffen, um das Potenzial voll auszuschöpfen und die Vorkalkulation stückweise näher an die Realität zu bringen.

Eine Verbesserung von Prozessen muss nicht nur etwas mit der Qualität der Produktion zu tun haben. Es ist ebenfalls möglich, einen Prozess zu verbessern, indem man ihn sicherer macht. Hierzu gibt es bei C3 die Möglichkeit das sogenannte Staplerterminal einzubinden. Hierbei werden die Stapler des Unternehmens mit einem netzwerkfähigen Computer, sowie einem Barcodescanner ausgestattet, sodass sämtliche, mit dem Stapler erledigten Aufgaben dokumentiert und gespeichert werden können. Dies hat zur Folge, dass unbequeme oder sogar gefährliche Aufgaben einfacher erledigt werden können und der Prozessfluss schneller vonstattengeht.

Die übersichtliche und einfache Darstellung von Druckaufträgen im grafischen Leitstand sorgt zudem dafür, die Feinplanung von Produktionsaufträgen, sowie deren Status zu verfolgen. Hier können die Mitarbeiter der Produktion auf einen Blick erkennen, ob bereits jemand an dem Auftrag arbeitet, welchen Status ein Produktionsauftrag hat oder wie viel bereits produziert wurde. Außerdem kann schnell erkannt werden, ob es Planungskonflikte gibt. Hierzu gehören Probleme wie zu frühes Starten der Produktion, eine falsche Reihenfolge der Produktionsaufträge, oder sogar ein zu spätes Beginnen des Auftrags. Die Mitarbeiter können schnell und kompetent auf die Konflikte reagieren, sodass direkt Lösungen gefunden werden können.

Nach Abschluss eines Produktionsauftrages kann mit Hilfe der gesammelten Daten nachvollzogen werden, ob Aufträge dieser Art weiter durchgeführt werden sollen,  es Ansatzpunkte gibt die Auftragsabwicklung zu verändern, um ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erhalten oder ob sogar überlegt werden sollte das Produktportfolio oder die Preisstruktur anzupassen um unrentable Aufträge zu vermeiden. Der Vergleich der tatsächlichen Kosten mit den kalkulierten und angebotenen Kosten erfolgt einfach und kann mit einem Blick erfasst werden.

Prozesse und Abläufe dokumentieren

Die Implementierung einer ERP/MIS-Software ist ein längerer Prozess, der in gemeinsamer Arbeit zwischen Unternehmen und Softwareanbieter durchgeführt wird. Hierbei ist es wichtig, dass bereits vor dem Start der Testphase eine gewissenhafte und ausführliche Vorbereitung erfolgt. Unternehmen, die eine solche Software einführen wollen, müssen sich Gedanken über ihre Prozesse und Abläufe machen und diese dokumentieren, sodass sie anschließend in die Software eingepflegt werden können. Sie müssen sämtliche Kosten und Preise dokumentieren, sodass sie schnell und einfach in die Software implementiert werden können. Dies vereinfacht die Einführungsphase und gibt bereits die Möglichkeit, Verbesserungen vorzunehmen, die mit der Einführung der neuen Software umgesetzt werden sollen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Einführung einer ERP/MIS-Software viele Vorteile für ein Unternehmen mit sich bringt und es vereinfacht, mit Verbesserungen nach dem Kaizen-Prinzip im Unternehmen zu beginnen. Es erleichtert den Anfang und damit auch den Einstieg in die Analyse von Unternehmensprozessen und gibt so wichtige Einblicke in die Möglichkeiten zur Verbesserung dieser und damit zur Verbesserung der Qualität und des gesamten Unternehmens. Theurer.com C3 kann dabei der richtige Partner für Ihr Unternehmen sein und Ihnen den Einstieg in Kaizen und ERP/MIS-Software erleichtern.

*Kassandra May hat nach ihrem Studium zum Print-Media-Manager an der Hochschule der Medien in Stuttgart zunächst als Marketingmanager in einem Unternehmen für Virtual Reality Anwendungen gearbeitet, um dann wieder zurück zur Druckindustrie zu kommen: Bei theurer.com kümmert sie sich seit dem Frühjahr 2018 um Marketing und Kommunikation des ERP/MIS-Softwareherstellers für Druck- und Verpackungsindustrie. [5736]